หลายคนสงสัยว่า บริษัทตรวจสอบวุฒิการศึกษาพนักงานอย่างไร และฝ่าย HR สามารถรู้ได้หรือไม่ว่าผู้สมัครเรียนจบจากที่ไหน จบจริงหรือไม่ หรือข้อมูลที่กรอกใน Resume ตรงกับเอกสารการศึกษาหรือเปล่า
คำตอบคือ บริษัทสามารถมีขั้นตอนตรวจสอบวุฒิการศึกษาได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่ตรวจสำเนาวุฒิและ Transcript เบื้องต้น ไปจนถึงติดต่อสถาบันการศึกษา ใช้ระบบตรวจสอบเอกสารของมหาวิทยาลัย หรือขอให้ผู้สมัครลงนามยินยอมให้ตรวจสอบข้อมูลทางการศึกษา
อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าทุกบริษัทจะตรวจสอบผู้สมัครทุกคนด้วยวิธีเดียวกันหรือมีระดับความละเอียดเท่ากัน ขั้นตอนขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กร ความเสี่ยงของตำแหน่ง ประเภทงาน และเอกสารที่ผู้สมัครส่งมา
บทความนี้จะอธิบายว่า HR ตรวจสอบวุฒิอย่างไร ตรวจอะไรบ้าง มหาวิทยาลัยให้ข้อมูลอะไรแก่บริษัท และผู้สมัครควรเตรียมเอกสารอย่างไรเพื่อไม่ให้การตรวจสอบล่าช้า
บริษัทตรวจสอบวุฒิการศึกษาทำไม?
การตรวจสอบวุฒิเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตรวจสอบคุณสมบัติผู้สมัครงาน โดยเฉพาะตำแหน่งที่กำหนดระดับการศึกษาหรือสาขาวิชาไว้อย่างชัดเจน
ตัวอย่างเช่น ประกาศงานอาจกำหนดว่า
- ต้องจบปริญญาตรี
- ต้องจบบัญชี
- ต้องจบวิศวกรรมศาสตร์
- ต้องมีวุฒิ ปวส. สาขาที่เกี่ยวข้อง
- ต้องมีคุณวุฒิตรงตามมาตรฐานตำแหน่ง
บริษัทจึงอาจตรวจสอบเพื่อยืนยันว่า
- ผู้สมัครเรียนที่สถาบันดังกล่าวจริงหรือไม่
- สำเร็จการศึกษาจริงหรือไม่
- ได้รับวุฒิระดับใด
- เรียนสาขาอะไร
- วันที่สำเร็จการศึกษาตรงกับที่แจ้งหรือไม่
- เอกสารที่ส่งมามีความถูกต้องหรือไม่
มหาวิทยาลัยบางแห่งมีระบบรองรับการตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอกโดยตรง เช่น มหาวิทยาลัยเชียงใหม่มี ระบบตรวจสอบคุณวุฒิทางการศึกษา สำหรับหน่วยงานทั่วไป และเปิดให้หน่วยงานยื่นขอสิทธิ์เพื่อใช้ระบบตรวจสอบได้
HR ตรวจสอบวุฒิการศึกษาอย่างไร?
วิธีที่บริษัทใช้สามารถแบ่งออกเป็นหลายระดับ
1. ตรวจข้อมูลใน Resume กับใบสมัครงาน
ขั้นแรก HR อาจเปรียบเทียบข้อมูลที่ผู้สมัครระบุ เช่น
- ชื่อสถาบัน
- คณะ
- สาขาวิชา
- ระดับการศึกษา
- ปีที่จบ
- เกรดเฉลี่ย หากตำแหน่งกำหนด
กับเอกสารที่แนบมา
หากข้อมูลใน Resume ระบุว่า “จบปริญญาตรี” แต่เอกสารยังแสดงเพียงสถานะกำลังศึกษา HR อาจขอเอกสารเพิ่มเติมเพื่อยืนยันสถานะการสำเร็จการศึกษา
ดังนั้นผู้สมัครควรกรอกข้อมูลตามข้อเท็จจริงและตรงกับเอกสารจริง
2. ตรวจวุฒิหรือหนังสือรับรองคุณวุฒิ
บริษัทอาจขอสำเนาเอกสาร เช่น
- ปริญญาบัตร
- ประกาศนียบัตร
- หนังสือรับรองคุณวุฒิ
- หนังสือรับรองสำเร็จการศึกษา
- ปพ.1
- เอกสารวุฒิระดับ ปวช. หรือ ปวส.
เอกสารเหล่านี้ช่วยยืนยันว่าผู้สมัครได้รับคุณวุฒิตามที่แจ้ง
สำหรับผู้ที่ยังไม่ได้รับปริญญาบัตร มหาวิทยาลัยบางแห่งออก หนังสือรับรองคุณวุฒิ และ Transcript ให้หลังการอนุมัติสำเร็จการศึกษา ตัวอย่างเช่น จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยระบุว่าผู้สำเร็จการศึกษาจะได้รับทั้ง Transcript และหนังสือรับรองคุณวุฒิ
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ ใบรับรองการศึกษาคืออะไร? ใช้แทนวุฒิได้ไหม
3. ตรวจสอบ Transcript
บางบริษัทอาจขอ Transcript เพิ่มเติมจากเอกสารวุฒิ โดยเฉพาะกรณีที่ต้องตรวจสอบ
- สาขาที่เรียน
- วิชาเฉพาะ
- ผลการเรียน
- เกรดเฉลี่ย
- วันที่สำเร็จการศึกษา
Transcript มีรายละเอียดมากกว่าปริญญาบัตรหรือประกาศนียบัตร จึงใช้ประกอบการตรวจสอบข้อมูลได้
อย่างไรก็ตาม วุฒิกับ Transcript เป็นเอกสารคนละประเภท และองค์กรอาจขออย่างใดอย่างหนึ่งหรือขอทั้งสองอย่าง
อ่านต่อที่ วุฒิการศึกษากับ Transcript ต่างกันอย่างไร
4. ตรวจสอบกับมหาวิทยาลัยหรือสถานศึกษาโดยตรง
หากบริษัทต้องการความมั่นใจมากขึ้น อาจส่งคำขอไปยังสถาบันการศึกษาที่ผู้สมัครอ้างว่าเรียนจบ
มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์มี หนังสือยินยอมให้เปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลที่สาม สำหรับกรณีหน่วยงานภายนอกต้องการตรวจสอบประวัติการศึกษา โดยแบบฟอร์มระบุข้อมูลที่อาจตรวจสอบ เช่น ชื่อในระหว่างศึกษา หลักสูตร ระยะเวลาศึกษา ปริญญาที่ได้รับ วันที่สำเร็จการศึกษา และผลการศึกษา รวมถึงกำหนดให้เจ้าของข้อมูลลงลายมือชื่อในหนังสือยินยอม
จึงเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนว่า การตรวจสอบวุฒิไม่ได้จำกัดเพียงการ “โทรถามมหาวิทยาลัย” แต่สถาบันอาจมีขั้นตอนและเอกสารอย่างเป็นทางการสำหรับหน่วยงานภายนอก
5. ใช้ระบบตรวจสอบคุณวุฒิออนไลน์
ปัจจุบันมหาวิทยาลัยบางแห่งมีระบบดิจิทัลที่ช่วยให้ตรวจสอบเอกสารหรือคุณวุฒิได้
ตัวอย่างเช่น มหาวิทยาลัยเชียงใหม่มีทั้ง
- ระบบตรวจสอบคุณวุฒิทางการศึกษาสำหรับหน่วยงาน
- ระบบตรวจสอบเอกสารสำคัญทางการศึกษาแบบออนไลน์
ระบบตรวจสอบเอกสารของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่รองรับเอกสาร PDF ที่สำนักทะเบียนจัดทำ และแสดงผลเกี่ยวกับ Digital Signature ความสมบูรณ์ของเอกสาร ประเภทเอกสาร และความถูกต้องของข้อมูลในไฟล์
ระบบลักษณะนี้ช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้ไฟล์ที่ถูกแก้ไขภายหลังจากมหาวิทยาลัยออกให้
6. ขอให้มหาวิทยาลัยส่งเอกสารโดยตรง
อีกวิธีหนึ่งคือให้องค์กรปลายทางได้รับเอกสารจากมหาวิทยาลัยโดยตรงแทนการรับผ่านผู้สมัครเพียงอย่างเดียว
แม้ตัวอย่างที่ชัดเจนจะพบในกระบวนการรับเข้าศึกษาต่อ แต่หลักการตรวจสอบมีลักษณะเดียวกัน คือการลดโอกาสที่เอกสารจะถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง
มหาวิทยาลัยมหิดลกำหนดในกระบวนการ Verification of Academic Records ว่า ผู้สมัครต้องขอให้มหาวิทยาลัยเดิมส่งหลักฐานการสำเร็จการศึกษาและ Transcript ที่รับรองโดยหน่วยงานของมหาวิทยาลัยมายังมหาวิทยาลัยมหิดลโดยตรง และระบุว่าการส่งทางอีเมลควรมาจากอีเมลทางการของสถาบัน
หลักการนี้แสดงให้เห็นว่า แหล่งที่มาของเอกสาร เป็นองค์ประกอบสำคัญในการตรวจสอบความน่าเชื่อถือ
7. ใช้บริษัท Background Check
องค์กรขนาดใหญ่หรือตำแหน่งที่มีความเสี่ยงสูงอาจใช้ผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติภายนอก หรือ Background Screening
ขอบเขตอาจครอบคลุม เช่น
- ประวัติการศึกษา
- ประวัติการทำงาน
- Reference Check
- ใบอนุญาตวิชาชีพ
- ข้อมูลอื่นตามที่กฎหมายและนโยบายองค์กรอนุญาต
บริษัทผู้ให้บริการอาจเป็นผู้ติดต่อสถานศึกษาหรือดำเนินกระบวนการตรวจสอบแทน HR
แต่การตรวจสอบต้องอยู่ภายใต้กฎหมายและเงื่อนไขเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลด้วย
บริษัทตรวจสอบอะไรในวุฒิบ้าง?
โดยทั่วไป สิ่งที่องค์กรอาจต้องการยืนยันมีดังนี้
| ข้อมูล | สิ่งที่ตรวจสอบ |
|---|---|
| ชื่อ-นามสกุล | ตรงกับเจ้าของเอกสารหรือไม่ |
| สถาบัน | เคยศึกษาในสถาบันนั้นจริงหรือไม่ |
| ระดับวุฒิ | ม.6, ปวช., ปวส., ปริญญาตรี ฯลฯ |
| คณะ/สาขา | ตรงกับที่ระบุใน Resume หรือไม่ |
| วันที่จบ | สำเร็จการศึกษาเมื่อใด |
| สถานะ | สำเร็จการศึกษาแล้วหรือยัง |
| Transcript | รายวิชา ผลการเรียน หรือ GPA หากจำเป็น |
| ความถูกต้องของเอกสาร | เป็นเอกสารที่สถาบันออกจริงหรือไม่ |
แต่บริษัทไม่จำเป็นต้องตรวจทั้งหมดทุกข้อ การตรวจจะขึ้นอยู่กับตำแหน่งและนโยบายขององค์กร
บริษัทโทรไปถามมหาวิทยาลัยได้เลยไหม?
ไม่ควรเข้าใจว่าใครโทรไปก็สามารถขอข้อมูลการศึกษาของบุคคลอื่นได้ทันที
มหาวิทยาลัยอาจกำหนดขั้นตอนอย่างเป็นทางการ เช่น
- หนังสือจากบริษัท
- สำเนาเอกสารการศึกษา
- หนังสือยินยอมจากเจ้าของข้อมูล
- การลงทะเบียนหน่วยงาน
- การใช้ระบบตรวจสอบของสถาบัน
ตัวอย่างเช่น ระบบตรวจสอบคุณวุฒิของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่เปิดให้หน่วยงานภายนอกขอสิทธิ์เข้าใช้งาน และระบุว่าหากต้องการตรวจสอบข้อมูลด้านการศึกษาที่นอกเหนือจากข้อมูลในเอกสารที่แนบ จะมีหนังสือยินยอมให้เปิดเผยข้อมูลด้านการศึกษา
มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ก็มีแบบฟอร์ม Consent สำหรับบุคคลที่สามที่ต้องการตรวจสอบข้อมูลการศึกษาของเจ้าของข้อมูลเช่นกัน
ตรวจวุฒิต้องขอความยินยอมจากผู้สมัครไหม?
เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล จึงไม่ควรสรุปว่า “ต้องใช้ความยินยอมทุกกรณี” เพราะ PDPA มีฐานกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูลหลายฐาน ไม่ได้มีเพียงความยินยอม
อย่างไรก็ตาม ในกรณีที่สถาบันหรือกระบวนการตรวจสอบกำหนดให้มี Consent บริษัทก็ควรให้ผู้สมัครลงนามตามขั้นตอนนั้น
มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ระบุในแนวทาง PDPA ว่า ความยินยอมใช้เมื่อไม่สามารถอาศัยฐานทางกฎหมายอื่นสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะได้ และมีแบบฟอร์ม Consent สำหรับบุคคลภายนอกด้วย
ขณะที่ประกาศความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครงานของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ระบุว่ามีการประมวลผลข้อมูลเพื่อพิจารณาคัดเลือกและ ตรวจสอบคุณสมบัติของผู้สมัครก่อนรับเข้าเป็นพนักงาน และกล่าวถึงฐานกฎหมายหลายประเภท รวมถึงฐานความยินยอมในกรณีที่เหมาะสม
ดังนั้น HR ควรดำเนินการตามกฎหมาย นโยบาย Privacy ขององค์กร และข้อกำหนดของสถานศึกษาที่ติดต่อ
บริษัทตรวจสอบวุฒิย้อนหลังได้ไหม?
หากสถานศึกษายังมีข้อมูลผู้สำเร็จการศึกษาและสามารถดำเนินการตรวจสอบตามระบบของสถาบัน ก็อาจตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้
การเรียนจบมานานไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะตรวจไม่ได้โดยอัตโนมัติ
อย่างไรก็ตาม ความรวดเร็วอาจขึ้นอยู่กับ
- อายุของข้อมูล
- ระบบจัดเก็บข้อมูลของสถาบัน
- การเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุล
- การเปลี่ยนชื่อสถานศึกษา
- การยุบหรือควบรวมสถานศึกษา
- ความครบถ้วนของข้อมูลที่บริษัทส่งไป
ผู้สมัครที่เปลี่ยนชื่อหรือนามสกุลจึงควรแจ้งชื่อเดิมที่ใช้ขณะศึกษาเมื่อจำเป็น
วุฒิหาย บริษัทตรวจสอบได้ไหม?
เอกสารต้นฉบับหายไม่ได้หมายความว่าประวัติการศึกษาหายไปด้วย
ผู้สมัครควรติดต่อสถานศึกษาเพื่อขอ
- ใบแทนวุฒิ
- หนังสือรับรองคุณวุฒิ
- หนังสือรับรองสำเร็จการศึกษา
- Transcript
ตามประเภทที่สถานศึกษาออกให้
จากนั้นแจ้ง HR ว่าเอกสารต้นฉบับสูญหายและกำลังดำเนินการขอเอกสารทดแทน
อ่านขั้นตอนเพิ่มเติมที่ ขอใบแทนวุฒิการศึกษาต้องทำอย่างไร
ใช้ Transcript อย่างเดียว บริษัทตรวจสอบวุฒิได้ไหม?
Transcript สามารถให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับประวัติการศึกษาได้ แต่ต้องดูว่าเป็น Transcript ประเภทใดและมีสถานะสำเร็จการศึกษาหรือไม่
ตัวอย่างของกระบวนการ Verification of Graduation ของมหาวิทยาลัยมหิดลกำหนดให้ Transcript ที่ใช้เป็นหลักฐานต้องเป็นฉบับสมบูรณ์ ซึ่งรวมผลการเรียนทั้งหมดและวันที่สำเร็จการศึกษา และใช้ควบคู่กับ Certificate of Graduation
ดังนั้นไม่ควรคิดว่า Transcript ทุกฉบับสามารถใช้ยืนยันว่าสำเร็จการศึกษาได้เสมอ โดยเฉพาะ Transcript ที่ออกขณะที่ยังเรียนไม่จบ
อ่านเพิ่มเติมที่ Transcript คืออะไร? ใช้ทำอะไร
บริษัทสามารถรู้เกรดได้ไหม?
ขึ้นอยู่กับเอกสารและขอบเขตการตรวจสอบ
หากผู้สมัครส่ง Transcript ให้บริษัท บริษัทก็สามารถเห็นข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในเอกสารนั้น เช่น รายวิชาและผลการเรียน
หากบริษัทขอข้อมูลเพิ่มเติมจากสถาบันโดยตรง การเปิดเผยข้อมูลจะขึ้นอยู่กับขั้นตอนและเงื่อนไขของมหาวิทยาลัย
แบบฟอร์ม Third Party Consent ของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ระบุถึงข้อมูลที่อาจเปิดเผย ซึ่งรวมถึงผลการศึกษา เมื่อมีการดำเนินการตามแบบฟอร์มดังกล่าว
ดังนั้นคำตอบไม่ใช่ว่า “HR สามารถดูเกรดของทุกคนได้ทันที” แต่ขึ้นอยู่กับเอกสารที่ผู้สมัครส่งและกระบวนการตรวจสอบที่ถูกต้อง
บริษัทตรวจสอบวุฒิทุกคนไหม?
ไม่จำเป็น
แต่ละองค์กรกำหนดนโยบายต่างกัน
บางแห่งอาจตรวจเฉพาะ
- ผู้สมัครที่ผ่านรอบสุดท้าย
- ตำแหน่งวิชาชีพ
- ตำแหน่งบริหาร
- ตำแหน่งที่เข้าถึงข้อมูลสำคัญ
- งานที่วุฒิมีผลต่อคุณสมบัติตามกฎหมาย
- ตำแหน่งที่กำหนดสาขาวิชาชัดเจน
บางบริษัทอาจเพียงตรวจเอกสารที่ผู้สมัครส่งมาโดยไม่ได้ส่ง Verification ไปยังมหาวิทยาลัย
ดังนั้นจึงไม่มีหลักทั่วไปว่า “บริษัททุกแห่งต้องตรวจวุฒิทุกคน”
ถ้ากรอกข้อมูลวุฒิผิดโดยไม่ได้ตั้งใจควรทำอย่างไร?
หากพบว่าข้อมูลที่กรอกผิด เช่น
- ปีที่จบ
- ชื่อสาขา
- GPA
- ชื่อมหาวิทยาลัย
- วันที่สำเร็จการศึกษา
ควรแจ้ง HR และขอแก้ไขโดยเร็ว
ข้อผิดพลาดที่อธิบายและแก้ไขก่อนการตรวจสอบมักแตกต่างจากกรณีจงใจแสดงข้อมูลที่ไม่เป็นจริง
สิ่งสำคัญคือข้อมูลใน
Resume → ใบสมัคร → Transcript → หนังสือรับรองคุณวุฒิ
ควรสอดคล้องกัน
ถ้าเรียนไม่จบ แต่เขียนใน Resume ว่าจบ จะตรวจพบไหม?
มีโอกาสตรวจพบได้
เพราะการตรวจสอบกับสถานศึกษาสามารถแยกข้อมูล เช่น
- เคยศึกษา
- เรียนครบหลักสูตร
- สำเร็จการศึกษา
- ได้รับปริญญา
ออกจากกันได้
คำว่า “เคยเรียนที่มหาวิทยาลัย” ไม่เท่ากับ “จบจากมหาวิทยาลัย”
และคำว่า “เรียนครบวิชา” ก็อาจไม่เท่ากับ “ได้รับอนุมัติสำเร็จการศึกษา”
ดังนั้นหากยังไม่สำเร็จการศึกษา ควรระบุสถานะตามความเป็นจริง เช่น “กำลังศึกษา” หรือ “ศึกษาถึง…” แทนการเขียนว่าได้รับคุณวุฒิแล้ว
ถ้าใช้วุฒิปลอม บริษัทตรวจเจอไหม?
มีความเป็นไปได้ โดยเฉพาะหากบริษัทตรวจสอบกับสถาบันโดยตรงหรือใช้ระบบ Verification
ตัวอย่างระบบตรวจสอบเอกสารดิจิทัลของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของไฟล์ PDF, Digital Signature และความสมบูรณ์ของเอกสารที่มหาวิทยาลัยออกได้
หากชื่อ หลักสูตร วันที่จบ หรือข้อมูลอื่นไม่ตรงกับทะเบียนของมหาวิทยาลัย ก็อาจเกิดข้อสงสัยระหว่างกระบวนการตรวจสอบ
การใช้เอกสารการศึกษาที่ไม่ได้ออกโดยสถาบันหรือการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในเอกสารจึงมีความเสี่ยงอย่างมาก
อ่านเพิ่มเติมได้ที่ วุฒิปลอมคืออะไร? มีความเสี่ยงอะไรบ้าง
ผู้สมัครควรเตรียมอะไรเมื่อต้องตรวจสอบวุฒิ?
เพื่อให้กระบวนการรวดเร็ว ควรเตรียมข้อมูลให้ตรงกันทั้งหมด
เอกสารที่อาจต้องใช้
- สำเนาวุฒิ
- Transcript
- หนังสือรับรองคุณวุฒิ
- หนังสือรับรองสำเร็จการศึกษา
- บัตรประชาชน
- หลักฐานเปลี่ยนชื่อ/นามสกุล
- หนังสือยินยอม หากกระบวนการกำหนด
ตรวจข้อมูลให้ตรงกัน
ควรเช็ก
- ชื่อ-นามสกุล
- ชื่อเดิมในช่วงที่เรียน
- รหัสนักศึกษา
- ชื่อสถาบัน
- คณะ
- สาขา
- ระดับคุณวุฒิ
- วันที่สำเร็จการศึกษา
หากเอกสารสูญหาย ให้เริ่มขอเอกสารจากสถานศึกษาล่วงหน้า ไม่ควรรอจนถึงวันที่บริษัทต้องการตรวจสอบ
HR ควรตรวจสอบวุฒิอย่างไรให้เหมาะสม?
ในมุมองค์กร ขั้นตอนที่ดีควรมีเป้าหมายชัดเจนและตรวจเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการจ้างงาน
ตัวอย่าง Workflow อาจเป็น
- กำหนดว่าตำแหน่งจำเป็นต้องตรวจวุฒิหรือไม่
- แจ้งผู้สมัครว่าจะตรวจสอบข้อมูลอะไร
- ขอเอกสารที่จำเป็น
- ขอ Consent หากกระบวนการหรือฐานกฎหมายที่ใช้อยู่กำหนด
- ตรวจความสอดคล้องของข้อมูล
- ใช้ช่องทาง Verification ของสถานศึกษาเมื่อจำเป็น
- จำกัดการเข้าถึงข้อมูลเฉพาะผู้เกี่ยวข้อง
- จัดเก็บและทำลายข้อมูลตามนโยบาย Privacy ขององค์กร
ไม่ควรเก็บข้อมูลส่วนบุคคล “เผื่อไว้” โดยไม่มีวัตถุประสงค์ เพราะกระบวนการสรรหาควรสอดคล้องกับหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วย
สรุป บริษัทตรวจสอบวุฒิการศึกษาพนักงานอย่างไร?
บริษัทสามารถตรวจสอบวุฒิการศึกษาได้หลายระดับ ตั้งแต่ตรวจเอกสารที่ผู้สมัครส่งมา ไปจนถึงติดต่อมหาวิทยาลัยหรือใช้ระบบ Verification ของสถาบันโดยตรง
ขั้นตอนที่พบได้ ได้แก่
- ตรวจ Resume กับใบสมัคร
- ตรวจวุฒิหรือหนังสือรับรองคุณวุฒิ
- ตรวจ Transcript
- ขอเอกสารเพิ่มเติม
- ติดต่อมหาวิทยาลัย
- ใช้ระบบตรวจสอบคุณวุฒิ
- ขอ Consent จากผู้สมัครเมื่อกระบวนการกำหนด
- ใช้บริการ Background Check ในบางองค์กร
ผู้สมัครจึงควรให้ข้อมูลตามข้อเท็จจริงและตรวจให้แน่ใจว่า ชื่อมหาวิทยาลัย สาขา ระดับวุฒิ และวันที่จบตรงกับเอกสารจริง
หากเอกสารสูญหาย ควรติดต่อสถานศึกษาเพื่อขอใบแทนหรือหนังสือรับรอง แทนการสร้างหรือแก้ไขเอกสารด้วยตนเอง
ผู้ที่กำลังเตรียมสมัครงานสามารถอ่านต่อที่ วุฒิการศึกษาใช้สมัครงานอย่างไร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง เพื่อเตรียมเอกสารก่อนสมัคร
คำถามที่พบบ่อย
บริษัทตรวจวุฒิได้จริงไหม?
ได้ บริษัทสามารถตรวจเอกสารที่ผู้สมัครส่งมา และบางสถาบันมีช่องทางสำหรับหน่วยงานภายนอกตรวจสอบคุณวุฒิโดยตรง เช่น ระบบตรวจสอบคุณวุฒิของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่
HR โทรถามมหาวิทยาลัยได้ไหม?
การตรวจสอบอาจต้องดำเนินตามช่องทางที่มหาวิทยาลัยกำหนด ไม่ใช่เพียงโทรถามข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง บางสถาบันกำหนดหนังสือจากหน่วยงานและหนังสือยินยอมจากเจ้าของข้อมูล
บริษัทตรวจ Transcript ไหม?
บางแห่งตรวจ โดยเฉพาะตำแหน่งที่ต้องดูสาขา GPA หรือผลการเรียน แต่ไม่ใช่ทุกบริษัทจะขอ Transcript
บริษัทตรวจเกรดได้ไหม?
หากผู้สมัครส่ง Transcript บริษัทจะเห็นข้อมูลที่อยู่ในเอกสารนั้น ส่วนการขอข้อมูลเพิ่มเติมจากมหาวิทยาลัยต้องเป็นไปตามขั้นตอนของสถาบันและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
บริษัทตรวจวุฒิก่อนหรือหลังสัมภาษณ์?
ขึ้นอยู่กับนโยบายบริษัท บางแห่งตรวจเฉพาะผู้สมัครที่ผ่านรอบสุดท้ายหรือก่อนออก Offer ขณะที่บางองค์กรอาจตรวจเอกสารตั้งแต่ขั้นสมัคร
เปลี่ยนชื่อแล้วบริษัทตรวจวุฒิได้ไหม?
ได้ แต่ผู้สมัครควรแจ้งชื่อเดิมที่ใช้ตอนศึกษาและเตรียมเอกสารเปลี่ยนชื่อหรือนามสกุลไว้หากจำเป็น
วุฒิหายแล้วบริษัทจะตรวจอย่างไร?
ควรขอใบแทน หนังสือรับรองคุณวุฒิ หรือ Transcript จากสถานศึกษา และแจ้ง HR ตามความจริงว่าต้นฉบับสูญหาย
บริษัทตรวจพบว่าเรียนไม่จบได้ไหม?
มีโอกาสตรวจพบ หากบริษัทสอบถามสถานะการสำเร็จการศึกษาจากสถาบันโดยตรง เพราะการเคยศึกษาและการสำเร็จการศึกษาเป็นคนละสถานะกัน
แหล่งอ้างอิง
- สำนักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. ระบบตรวจสอบคุณวุฒิทางการศึกษา. มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. https://www1.reg.cmu.ac.th/degreeverification/login.php
- สำนักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. ระบบตรวจสอบเอกสารสำคัญทางการศึกษา. มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. https://validation.reg.cmu.ac.th/
- สำนักงานทะเบียนนักศึกษา มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. หนังสือยินยอมให้เปิดเผยข้อมูลแก่บุคคลที่สาม. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. https://reg.tu.ac.th/th/Picture/AttFile/cbbc9171-c0d5-4f2f-841e-70e4435ab486
- สำนักงานการทะเบียน จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. กำหนดการและรายการเอกสารสำคัญสำหรับผู้สำเร็จการศึกษา. จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. https://www.reg.chula.ac.th/th/graduates/graddoc/
- Mahidol University International College. Verification of Academic Records. Mahidol University. https://muic.mahidol.ac.th/file/pdf/MM/Verification_of_Academic_Records_MBA.pdf
- มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. PDPA และแบบฟอร์มความยินยอมเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล. มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์. https://tu.ac.th/pdpa/
